6 trinn for effektiv planlegging

For langsiktige mål trenger du en flerårsplan, for kortsiktige mål - en kvartalsplan og for nåværende mål - månedlig, ukentlig, daglig. Hva er egentlig viktig når du planlegger? Her er de 6 viktigste trinnene for vellykket planlegging.

Tidsstyringsspesialister anbefaler at når du planlegger aktuelle saker, gjør du det i en ukes perspektiv, fordi uken gir en bredere kontekst til aktivitetene våre. Og hva du bør vurdere når du organiserer oppgaver?

Takket være tidstavlen vil du oppdage at du ikke trenger å gjøre alt! Da vil du kjenne gleden ved å nyte fritiden. Vår personlige og profesjonelle suksess avhenger i stor grad av hvordan vi organiserer tiden vår. Vi velger måten vi bruker det på selv, vi bærer også konsekvensene av disse beslutningene. For å klare oss selv over tid, la oss følge Stephen R. Coveys maksimum: "I stedet for å fokusere på å gjøre det rette, må du fokusere oppmerksomheten din på å gjøre det rette." Våre beslutninger om tidsbruk er påvirket av to kriterier - haster og betydning. Vi legger ofte vekt på for mange oppgaver. Men riktig prioritering handler om å innse hva som er best i vårt hierarki av verdier, ikke bare reagere på presserende saker. Hvordan skille dem fra hverandre? Hastighet er et kriterium knyttet til tid, betydning for våre mål. Et praktisk verktøy som viser omfanget av aktiviteter og hjelper til med å identifisere det som er veldig viktig, er tidsstyret. Den viktigste forutsetningen for effektiv handling og planlegging er å fokusere på kvadrant II og samtidig eliminere mange aktiviteter fra I og III, og ignorere kvadrant IV.

Viktig

Tidstabell: kvadrant I.

Den dekker både viktige og presserende forhold. Det er "krisehåndtering" - handlinger av strategisk betydning og presserende forhold. I dette kvartalet jobber vi og bruker kunnskapen vår til å svare på mange situasjoner og ta utfordringer. Vi kan ikke forsømme disse sakene.

Tidsplan: kvadrant II

Den dekker viktige, men ikke presserende saker. Det er et "høykvalitets" kvartal der vi klarer oss selv: vi lager langsiktige planer, forutser problemer og forhindrer dem, utvikler våre evner, regenererer, tilbringer tid med kjære. Jo mer tid vi bruker i dette kvartalet, jo mer øker vår evne til å handle. Forsømmelse av aktivitetene i den utvider kvadrant I, som til slutt forbruker oss, forårsaker stress og utbrenthet.

Tidsplan: kvadrant III

Det er presserende saker i det, men ikke viktig. Dette er en fjerdedel av en villfarelse, fordi suset rundt det som haster, kan skape en illusjon av betydning. I denne kvadranten utfører vi handlinger som er aktuelle, men viktige for noen andre, vi oppfyller andres forventninger, og tenker at vi er i kvadrant I.

Tidsplan: kvadrant IV

Dette er ikke presserende og uviktige forhold. Ved å minimere tiden som brukes i dette kvartalet, vil vi få tid til virkelig viktige ting.

1. Effektiv planlegging: tenk på visjonen og oppdraget ditt

Når du begynner å planlegge aktivitetene dine, kan du tenke på hva som er viktigst i livet ditt. Tenk på visjonen din, hva du vil gjøre, reglene du følger (kompass!). Så fjernt det kan virke, er det ekstremt viktig fordi din tro påvirker målene du setter deg selv, beslutningene du tar og hvordan du bruker tiden din.

Refleksjon over eget oppdrag er en viktig forutsetning for å handle i henhold til det som er viktig, fordi det har sterk innflytelse på gjennomføringen av resten av aktivitetene som er tildelt kvartal II. Hvis ditt livskreditt er personlig utvikling, å være sammen med familien din, oppdage verdiene til livet eller sosial aktivitet, så vil du ved å gå tilbake til det fra tid til annen gjøre de viktigste tingene trykt i minnet ditt. Oppdraget vil skape et rammeverk der du vil ta avgjørelser i de neste stadiene av planleggingen.

2. Effektiv planlegging: definer rollene dine

Roller er symboler på plikter, forhold til mennesker, aktiviteter til fordel for samfunnet. Deres klare definisjon skaper en naturlig struktur som gjør at vi kan opprettholde balanse. Rollene du spiller er basert på oppdraget ditt. Skriv opp rollene dine på et papir (f.eks. Kone, mor, student, leder, direktør, medlem av en idrettsklubb). Forskning viser at det å vises i mer enn syv er ineffektivt, så prøv å kombinere visse funksjoner, for eksempel.Å identifisere livsroller hjelper deg å se livet som en helhet - du kan se at det ikke bare er jobb eller familie, men alle sammen. Når du beskriver rollene dine, vil du legge merke til "viktige, men ikke presserende" forhold (kvadrant II) som vanligvis blir ignorert. I tillegg til rollene, legg til "sagsliping" i ukeplanen. Det er energien vi bør legge i å perfeksjonere ferdighetene våre i fire grunnleggende dimensjoner i livet - fysisk, sosial, intellektuell og åndelig. Absorbert i "saging" (oppnå resultater), glemmer vi å "skjerpe sagen" (opprettholde eller utvikle evnen til å oppnå resultater i fremtiden). Hvis vi for eksempel ikke driver med sport (fysisk sfære), vi ikke utvikler kunnskap (sosial sfære), vi ikke følger de siste prestasjonene i vår bransje (intellektuell sfære) eller vi ikke vet hva som er viktig for oss i livet (åndelig sfære), kan vi "bli sløv ”Av ubalanse.

3. Effektiv planlegging: Velg mål for hver rolle

Tenk på det viktigste du kan gjøre i hver rolle denne uken for å oppnå positive resultater. Hva er viktig, for eksempel som kone, mann, foreldre, ansatt? Når du søker etter aktiviteter, bruk et kompass, ikke et ur, og fokuser på det som er viktig, ikke presserende. Dette kan for eksempel være en date med en mann, mer tid for et barn, samle informasjon på et hurtiglesningskurs, meditasjon. Sett deg ett eller to mål for hver rolle.

4. Effektiv planlegging: lær å ta beslutninger

For å oversette målene i kvartal II til en handlingsplan, må du lære å ta de riktige beslutningene gjennom hele uken. Vi prøver ofte å finne tid til "viktige" aktiviteter i kvartal I og III, som allerede er fulle av aktiviteter. Vi kaster oss fra ett tilfelle til et annet, overlater det til noen andre, utsetter det, i håp om å finne tid til de viktigste tingene. Men - som Stephen R. Covey skriver - " poenget er ikke å prioritere planer, men å planlegge prioriteringer." Se for deg en bred krukke der du legger store steiner. Selv om krukken er fylt med steiner, er den ikke full, du kan drysse grus i hullene. Men sannheten er at krukken fortsatt ikke er full - du kan legge til sand og deretter legge til litt mer vann. Våre mål i kvartal II er "store steiner". Hvis vi først håndterer andre forhold - vann, sand og grus, og deretter ønsker å få plass til store steiner i planen, vil forsøkene våre være nytteløse. Men hvis vi vet hvilke ting som er store steiner og legger dem for alle andre, vil vi se hvor mye vi kan oppnå og hvor mye vann, sand og grus det er i de tomme områdene. Vi vil oppnå det vi anser som viktig, og samtidig vil vi "justere" andre aktiviteter deretter.

5. Effektiv planlegging: organiser hver dag

Dine daglige oppgaver er å gjøre de viktigste tingene først, til tross for dagens uventede omstendigheter og utfordringer. Noen ganger vil du klare å implementere en plan, andre ganger må du endre den, men når du tar beslutninger, stole på indikasjonene på det interne kompasset ditt. For å sette de viktigste tingene først, om morgenen:

TEN DAGENS KURS - gjennomgå ukeplanen, finn din stilling, se denne dagen i sammenheng med de syv dagene. Dette vil hjelpe deg med å reagere riktig på uventede situasjoner.

SETT PRIORITETER - merk handlingene dine med symbolene i kvartal I og II - takket være dette vil du være sikker på at sakene i kvartal III ikke passer inn i timeplanen din. Hvis ytterligere prioritering er nødvendig, merker du aktivitetene i kvartal I og II mer detaljert (f.eks. Med en sirkel).

DEFINER OPPGAVETID OG TID - skille dem som er strengt tidsbestemt fra de som kan utføres når som helst på dagen. Skriv også ned tidsfrister for spesifikke aktiviteter.

6. Effektiv planlegging: evaluer effektiviteten din

På slutten av uken, tenk på hvilke mål du oppnådde, hvilke utfordringer du sto overfor, hvilke avgjørelser du skulle ta, og om de viktigste tingene kom først når du tok et valg. Ukentlig sammendrag hjelper deg med å unngå å gjenta de samme feilene, det gjør at du kan bli mer effektiv de neste ukene.